A HBONE+ (TIOP 1.3.2) projekt keretében több mint egy évvel ezelőtt került beszerzésre 30db professzionális tárgyalótermi high definition (HD) videokonferencia eszköz. A régi végpontokkal együtt így ma már kb. 140 helyszínen érhető el az IP alapú videokonferencia szolgáltatás. A modern berendezésekkel és a használatukat segítő infrastruktúrával tehát minden adott a hazai felsőoktatási, közgyűjteményi és akadémiai intézmények számára, hogy a minőségi videokommunikáció a napi oktatói-kutatói munka, illetve ügymenet részévé váljon. De vajon milyen lehetőségei vannak egy-egy intézménynek, hogy az első pillantásra bonyolultnak tűnő eszközök használatát legjobban igazítsa felhasználóinak elvárásához? Cikkünk a videokonferencia rendszerek tárgyalótermi technikához illeszkedő integrációs lehetőségeit tárgyalja.

Egy intézmény, vagy szervezet életében létfontosságú szerepet töltenek be a tárgyalótermek, amelyek akár üzleti célú megbeszélések, belső egyeztetések, előadások, képzések és egyéb mindennapos események helyszínei. Az eltérő felhasználói igények miatt egy-egy terem olykor több audió-videó berendezéssel kerül kiépítésre, amelyek összehangolt használata és üzemeltetése rendkívül fontos.

Videokonferencia rendszerrel szerelt terem esetében a különböző audió-videó megoldásokon túl a kiegészítő integráció is kedvezően befolyásolja a videokonferencia használatát. A kijelölt termek adottságai sok esetben nem, vagy csak részben támogatják a videokonferencia használatát, amelyen az egyéb AV és kiegészítő megoldások integrációjával lehet javítani, sok esetben azt akár optimálisra emelni.

A videokonferencia hívással megvalósított megbeszélés, vagy oktatás igazán csak a kommunikációs csatornában különbözik a klasszikus, személyes találkozástól, így videokonferencia alatt is szükségünk van általános és egyéb funkciókat, igényeket ellátó technikai megoldásokra. A megfelelő megjelenítő kiválasztása, a megfelelő hangosítás kiépítése, valamint az opcionális kiegészítők, mint dokumentumkamera, digitális tábla, illetve klasszikus prezentációs megoldások mind fontos részei egy tárgyalóteremi technikának.

A megfelelő kijelző kiválasztását a terem mérete, valamint a felhasználói igények nagyban meghatározzák. Kis- és közepes méretű termek esetében gyakori az egy kijelzős, plazma-, vagy LCD megjelenítős használat, de nagyobb méretű helyiségek esetében a duplamonitoros megjelenítés javasolt. Videokonferencia használat alatt is hasznos a két kijelző, többpontos (multipontos) hívásban előnyösebb képernyőkiosztás valósítható meg, illetve prezentáció esetén az egyik kijelzőn a számítógépes tartalom, míg a másikon az előadó képe látható.

A mai tárgyalótermek oktatási célú felhasználása esetén elengedhetetlen berendezései az interaktív táblák, amelyekre projektorral vetíthetünk számítógépes tartalmat. A vetített prezentációba digitális tollakkal, vagy akár saját kezünkkel írhatunk, jegyzetelhetünk, amelyet elmenthetünk és akár a beépített nyomtató segítségével azonnal ki is nyomtathatunk. A digitális tábla funkciót ma már számos, interaktív plazma, vagy LCD kijelző is megvalósítja, így akár egyetlen plazmakijelző használatával rendelkezésünkre állhat minden általános tantermi funkció. Mind a digitális tábla, mind az interaktív plazma/LCD kijelzőre vetített számítógépes tartalom videokonferencia hívás alatt is megosztható a távoli oldallal.

Tárgyalótermek esetén ma már szintén általános igény a notebook használat, amely ideális esetben könnyen csatlakoztatható a terem infrastruktúrájához. Asztalba épített, süllyesztett csatlakozókon keresztül könnyen elérhető mind a helyi hálózat (LAN), mind a tápellátás (220V), mind a prezentációhoz szükséges VGA/HDMI, valamint audió csatlakozók. Optimális esetben a süllyesztett csatlakozók kihúzható/visszatolható kábelekkel kerülnek szerelésre, ami esetében nincs szükség köztes, úgynevezett lengőkábelekre, így minimálisra csökkenthető a kábelekben keletkezett hiba, vagy akár hiányosság.

Minél több technikai megoldás kerül egy terembe, annál színesebb és hatékonyabb tud lenni egy megbeszélés, vagy prezentáció. Ezzel egyenesen arányosan ugyanakkor a kezelendő berendezések száma is növekszik, amelyek beüzemelése és használata műszaki affinitás nélkül gyakran nehézségekbe ütközik. Ilyen esetekben az intelligens teremvezérlő rendszer képes egyetlen felületen, a tárgyalóban felszerelt minden műszaki berendezést, világítást, klímaberendezést, árnyékolástechnikai berendezéseket, illetve egyéb eszközöket üzemeltetni. Széles körű programozhatósága lehetővé teszi, hogy akár egyetlen parancs egy időben több berendezést, vagy funkciót keltsen életre, így akár egy gomb megnyomásával videokonferencia-kész, vagy prezentáció-kész állapotba hozhatjuk a termet. A grafikusan kialakítható felhasználói felület menürendszere amellett, hogy illeszkedik egy vállalat / oktatási intézmény arculatába, könnyen áttekinthetővé programozható, így minimális műszaki tudás nélkül is magabiztosan használható. Optimális esetben kizárólag a valós funkciókat kezelő menüpontok hívhatóak elő, míg a mélyebb, inkább adminisztrátori funkciók a felhasználók elől elrejthetők. Ilyen menürendszerrel rendkívül egyszerű és gyors használatot érhetünk el, valamint elkerülhetjük a beállítások felhasználók által történő, véletlen módosítását.

Nagyobb, akár 10-15 fős videokonferencia használat esetén szintén hasznos megoldás az asztalba épített kameravezérlő rendszer, amely kezelőgombjai akár személyre szabottan, akár kisebb 2-3 fős asztalcsoportokra programozhatók. Egyetlen gombnyomással elérhetjük, hogy a kamera az adott felhasználóra, vagy felhasználó csoportra közelítsen. Nagycsoportos használat esetén, kezelő gombok hiányában a kamera mozgatása és fókuszálása időigényes és körülményes feladat.

Egy videokonferencia terem számos egyedi megoldással egészíthető ki, amelyek minden esetben a felhasználók kényelmét és az üzemeltető csapat támogatását segítik elő. Egy gondosan megtervezett és jól felszerelt tárgyaló a felhasználók körében is a csoportmunka kedvelt helyszíne lehet, amellyel növelhetjük a szervezeten, vagy csoporton belüli kommunikáció és a videokonferencia megoldásokban rejlő lehetőségek hatékony kihasználását.

Cikkünk a Videokonferencia oktatási és népszerűsítő program keretében készült.

Szerző: Bakó Zoltán