Az internet sávszélesség kiterjesztése és a videokonferencia gyártók fejlesztési tempója megnyitotta az utat az intézményen kívüli videokonferencia hívások lehetősége előtt, amelyet napról napra egyre több felhasználó, vagy felhasználói csoport vesz igénybe. Videokonferencia használattal a munkatársak növelhetik mind a belső, mind a külső munkatársakkal való kapcsolattartás gyakoriságát anélkül, hogy autóba, vonatra, vagy akár repülőre üljenek. Ezen kommunikációs technológia már évek óta szerves részét képezi vállalataink és intézményeink életének, olykor alapvető kommunikációs, olykor akár extrém alkalmazások tekintetében.
Hazánkban külön érdekesség Budapest minden szempontból központi szerepe. A felsőoktatási intézmények, kutatóintézetek és közgyűjtemények, valamint államigazgatási szervek sokasága található meg a fővárosban. Nem csoda hát, ha belföldi konzorciumok által végrehajtott projektek értekezletei Budapesten kerülnek megrendezésre, hiszen a földrajzilag is központi pozíció még mindig a legkisebb rosszat, azaz a legkevesebb utazást jelenti. Gondoljuk végig, ha például egy szegedi kutatónak vagy oktatónak reggel 10 órára egy fővárosi értekezleten kell megjelennie, akkor távolsági és helyi közlekedést is beszámítva vélhetően reggel 5 óra körül talpon kell lennie. A 2 órás értekezlet után pedig még további 3-4 órát is igénybe vehet a hazautazás ideje. Összességében tehát több mint 1 munkanapot töltöttünk el, zömmel utazással és mindezt nagyon alacsony produktivitás mellett. A felsőoktatás és kutatás területén hosszú időre visszanyúló együttműködési készség, a számlálatlan intézményközi projekt az, amely közel egy évtizeddel ezelőtt egyértelműen megfogalmazta a felsőoktatás-kutatás videokonferencia iránti igényét.
Az NIIF Intézet 2004-ben valósította meg mai videokonferencia hálózatának első, induló ütemét, amely eredményeképpen egy minden szempontból figyelemreméltó és egyedülálló videokonferencia eszközpark került a hazai felhasználók kezébe. A hálózatban rejlő lehetőségek demonstrációjaként a megnyitó ceremóniát már az üzembe helyezett berendezésekkel megvalósított virtuális konferencián tartották meg, amely során Kovács Kálmán informatikai és hírközlési miniszter köszönthette a felsőoktatási intézmények rektorait és néhány MTA kutatóintézet vezetőjét. A kétirányú folyamatos kép- és hang-kapcsolat kiválóan igazolta, hogy nem csak egy kísérleti, hanem a napi munkamenetben jól alkalmazható technológiáról van szó.
Természetesen gyorsan kiderült, hogy egy költségtakarékos, innovatív eszköz került a felhasználói közösség kezébe. Az évek során - látva a rendszer hatékonyságát - számos intézmény vásárolt saját videokonferencia eszközöket, amelyek a szabványos hálózatnak köszönhetően illeszkedtek a meglévő országos rendszerekhez. A technológia integrációja minden intézmény esetében gyorsan és könnyen megvalósult, szinte egy csapásra a nagyobb egyetemek és főiskolák mindennapi rutinjává vált. A megoldás egyértelmű előnyt kínált a vidéki, illetve sok esetben a külföldi tagozatokkal való kapcsolattartásban. A mindennapi operatív kommunikáció és adminisztráció mellett komoly hangsúlyt kapott az e-oktatás, valamint a távoli munkacsoportokkal történő bejelentkezés lehetősége. A videokonferencia rövid időn belül igen kedvelt kommunikációs csatorna lett a hazai felsőoktatásban, de ugyanakkor nélkülözhetetlen lett a belföldi konzorciumokban végrehajtott Új Magyarország Fejlesztési Terv (ÚMFT, újabban Új Széchenyi Terv) pályázatok megvalósításában is.
Maga az NIIF Intézet például a mintegy 4.5 milliárd Forintnyi ÚMFT kiemelt projektjébe számos felsőoktatásban, kutatásban vagy közgyűjteményi intézményben dolgozó szakértőt vont be. A bizottságok és munkacsoportok gyakori egyeztetései elképzelhetetlenek lettek volna videokonferencia nélkül. Így történt ez a szuperszámítógép beszerzéseknél, az új nagysebességű hálózati kialakításánál vagy éppen a Videotorium tervezésénél.
A projekt együttműködések mellett természetesen van példa az oktatás területén történő felhasználásra is. A Budapesti Műszaki és Gazdaságtudományi Egyetem például fél éven át tartott rendszeres órarendi előadásokat videokonferencián keresztül zalaegerszegi tagozata számára, anélkül, hogy előadóit, vagy hallgatóit utaztatta volna. Ezzel nem csak pénzt takarított meg, de mérhető hatékonyságot ért el az előadók rendelkezésére álló időtényező kihasználásában.
A technológia könnyű befogadását és mindennapi rutinná tételét igazolja a Pázmány Péter Katolikus Egyetem példája is, ahol szintén több videokonferencia rendszer növeli az előadások hatékonyságát és sokszínűségét. Nyéky Kálmán atya, az egyetem előadója, mind a mai napig az egyetem több kampusza számára videokonferencián keresztül tartja bioetika előadásait. Az interaktív technológia alkalmazása sem az előadók, sem a hallgatók számára nem ütközik nehézségekbe, a hang- és képminőség, valamint számítógépes prezentáció megosztás lehetősége lassan észrevétlenné csökkenti a különbséget a valós és virtuális tantermi órák között.
Ahogy a hazai felsőoktatási hálózatban, úgy a hazai állami szervezetek életében is egyre többször jut szerephez a videokonferencia, amellyel főleg a munkaidő, valamint a rendelkezésre álló pénzügyi költségkeretek optimális felhasználását hivatottak elérni. Állami intézmények körében gyakori a különböző osztályok és külső munkacsoportok közötti kommunikáció virtuális változata, hiszen a meglévő internet-sávszélesség már régóta magas minőségű videóhívásokat is lehetővé tesz. A technológia bevezetése számos hazai munkacsoport életét könnyítette meg az elmúlt években és a mai napig szerves része a kommunikációs eszköztáruknak.
A kisebb, néhány fő kommunikációját megvalósító videokonferenciák mellett természetesen van lehetőség nagyobb, akár több 100 résztvevőt is egyetlen virtuális találkozóba tömörítő konferenciákra is. 2011 októberében a felsőoktatási intézmények és az NIIF Intézet műszaki támogatásával került megrendezésre a Magyar Önkormányzatok Szövetségének országos konferenciája. A 13 helyszínen összesen mintegy 400 polgármester vett részt a készülő Önkormányzati törvénnyel kapcsolatos vitában. A technológia alkalmazásával sikerült a közel 400 fő résztvevő utazási költségeit minimalizálni és a rendelkezésre álló munkaidőt, a szabadidő tiszteletben tartása mellett hatékonyan kihasználni. Ilyen létszámú konferencia esetében ez hazai szemmel is extrém kihívást jelentene innovatív kommunikációs technológia alkalmazása nélkül. Gondoljuk meg továbbá, hogy mennyi széndioxid kibocsátástól kíméltük meg a környezetet egyetlen videokonferenciával!
Körülnézve a hazai vállalatokon, intézményeken és egyéb csoportokon, egyértelmű elkötelezettség mutatkozik a videokonferencia megoldásokban rejlő lehetőségek irányába. Az NIIF hálózata csak egy a sok közül, amely napi rutinként kínálja az ilyen irányú szolgáltatásokat, de a havi átlag 6-700 órás, 90%-ban belföldi viszonylatban történő terheltsége egyértelmű visszaigazolása annak, hogy a videokonferencia egyike Magyarország legnépszerűbb kommunikációs csatornáinak, legyen szó üzleti, oktatási, vagy akár privát célú eseményről. A technológiát képviselő gyártók és integrátor vállalatok fejlesztési eredményeit és jövőbeni célkitűzéseit vizsgálva nyugodt szívvel állíthatjuk, hogy a videokonferencia a következő években bizony a mainál is jelentősebb szerephez juthat, egyéntől, cégmérettől, piactól és országtól függetlenül.